1.             POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

NATIVA PRODUCE S.A.S comprometida con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y el Decreto 1377 de 2013 como el Decreto 1074 de 2015 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012» y al compromiso institucional en cuanto al tratamiento de la información, establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre NATIVA PRODUCE S.A.S y cuyo titular sea una persona natural o Jurídica, pública o privada.

1. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Fuente de información: Es la entidad u organización que recibe o conoce los datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de cualquier índole, contando con la autorización del titular, suministra esos datos a un operador de la información, que a la vez se los entrega a un usuario final.

Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios sin relación de un operador, este tendrá la doble condición de fuente y operador y se sujetará a los deberes y responsabilidades.

• Operador de la información: Es quien recibe de la fuente datos sobre varios titulares de la información, los administra y pone en conocimiento de los usuarios. Salvo que el operador sea la misma fuente de información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable de la calidad de los datos que le son suministrados por la fuente.
• Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a la información suministrada por la fuente o el operador, o directamente por el titular de la información, en el caso que el usuario a su vez entregue información directamente a un operador, tendrá la doble condición de usuario y fuente y asumirá los deberes y responsabilidades de ambas partes.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables, los datos personales pueden ser públicos, semiprivado o privados.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Titulo IV de la ley 1266 de 2008.
• Datos sensibles: Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Datos privados: Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Agencia de Información comercial: Es toda empresa constituida legalmente que tenga como actividad principal, la recolección, validación y procesamiento de información comercial, sobre empresas y comerciantes, solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial, la información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de las obligaciones y demás información relevante.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Responsable: Persona natural o Jurídica, pública o privada que decide sobre la base de datos o el tratamiento de datos, ya sea por si sola o en sociedad con otros.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. OBJETIVO

Establecer los criterios que se deben tener en cuenta al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas naturales, con el fin de protegerlos mediante mecanismos y herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal, pública o privada registrada en las bases de datos de NATIVA PRODUCE S.A.S, quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales. Cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control y debe ser cumplida por los Directivos, Empleados, Contratistas y Terceros que laboren o tengan relación directa con NATIVA PRODUCE S.A.S.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento será de aplicación a las bases que contienen datos de carácter personal que se hallan bajo la responsabilidad de NATIVA PRODUCE S.A.S en Colombia, a partir de ahora, NATIVA PRODUCE S.A.S incluyendo los sistemas de información, soportes y equipos empleados para el tratamiento de datos de carácter personal, que deban ser protegidos de acuerdo a lo dispuesto en normativa vigente, las personas que intervienen en el tratamiento y las sedes en los que se ubican. Cada uno de estos activos deberá estar sujeto a una serie de medidas de seguridad, las cuales varían en función del nivel de clasificación de seguridad de cada uno de ellos.

5. OBLIGACIONES

Son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de los Directivos, empleados, contratistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con NATIVA PRODUCE S.A.S, además de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia, esta política, el manual, los procesos y procedimientos que la desarrollan.NATIVA PRODUCE S.A.S será el responsable del tratamiento de datos personales quien tendrá los siguientes deberes: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del 2012 y las normas que la desarrollan, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

• Suministrar al Encargado del Tratamiento según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. 

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

• Tramitar las consultas y reclamos. 

• Garantizar que la presente Política y el Manual de Protección de Datos para el ejercicio de consultas y reclamos esté actualizado de acuerdo a la ley vigente.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan las Superintendencias de Industria y Comercio.

7. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

NATIVA PRODUCE S.A.S podrá nombrar a terceros como encargados de tratar datos de carácter personal, quienes tendrán como deberes los siguientes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de HÁBEAS DATA.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• PARÁGRAFO 1. NATIVA PRODUCE S.A.S velará para que los Encargados del Tratamiento de Datos Personales den cumplimiento a las obligaciones aquí establecidas.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NATIVA PRODUCE S.A.S realiza la recolección, recepción, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, transferencia o transmisión con entidades públicas o privadas con las que se tiene contratos, acuerdos o convenios para que provean servicios a NATIVA PRODUCE S.A.S.

El tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la información.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NATIVA PRODUCE S.A.S realiza el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:

Cumplir con los objetivos y funciones establecidas en el decreto 4108 de 2011, Ley 1562 de 2012, Ley 1610 de 2013 y las establecidas en las demás disposiciones legales vigentes.

Gestionar de manera oportuna y clara las solicitudes y consultas realizadas por las partes interesadas de NATIVA PRODUCE S.A.S, relacionadas con la información general sobre lo misional, funciones, trámites, normatividad vigente, procesos, procedimientos y mecanismos de participación ciudadana.

• Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos, y revocatorias de la autorización.
• Registrar la información de datos personales en las bases de datos de NATIVA PRODUCE S.A.S, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores para la formulación de políticas en el sector del trabajo.
• Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• Publicar, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los programas, eventos, capacitaciones realizadas por NATIVA PRODUCE S.A.S en cumplimiento de sus objetivos y funciones.

10. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE FUNCIONARIOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONARIOS EN PROVISIONALIDAD.
11. NATIVA PRODUCE S.A.S realiza el tratamiento de información personal de los funcionarios y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales finalidades incluyen: 

• Vincular funcionarios de carrera administrativa y funcionarios en provisionalidad.

• Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Plan Institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar Laboral para los funcionarios de carrera y provisionales y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente). 

• Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 

• Elaborar la nómina del personal de planta y liquidación de las prestaciones económicas de los exfuncionarios de NATIVA PRODUCE S.A.S y sus novedades (se incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios pensión, etc.). 

• Expedir de certificaciones laborales, Historias laborales de funcionarios del NATIVA PRODUCE S.A.S y de entidades en liquidación asumidas por NATIVA. 

• Realizar actividades administrativas relacionadas con NATIVA PRODUCE S.A.S, expedición de carnet y tarjeta de acceso de la entidad, registro de huella para acceso, uso del servicio de ruta, asignación de usuarios para acceso a los Sistemas de Información, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, Teletrabajo, entre otras. 

• Publicar internamente, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de las eventos y capacitacionesrealizados por NATIVA PRODUCE S.A.S.

11. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS

NATIVA PRODUCE S.A.S realiza el tratamiento de información personal de los contratistas directos o empleados de empresas que prestan servicios con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones contractuales. Tales obligaciones incluyen:

Realizar actividades administrativas relacionadas con NATIVA PRODUCE S.A.S, para acceso, uso del servicio de ruta, asignación de usuarios para acceso a los Sistemas de Información, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, entre otras.

Expedir certificados de contratistas de NATIVA PRODUCE S.A.S. 

• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales. 

• Publicar internamente, servir como soporte, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de las eventos y capacitaciones realizados por NATIVA PRODUCE S.A.S.

12. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EX TRABAJADORES.

NATIVA PRODUCE S.A.S realiza el Tratamiento de información personal de los exfuncionarios con las siguientes finalidades: 

• Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes. 

• Servir como histórico para las solicitudes de pensión, historia clínica ocupacional.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012. 

• Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución. 

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

14. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

NATIVA PRODUCE S.A.S ha designado al Grupo de Atención al Ciudadano, como área encargada de recibir las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales; y re direccionar las mismas a los respectivos responsables dentro de la entidad, para esto ha establecido los siguientes medios para la presentación de solicitudes: 

• Escrito Km 5.5 Vía Siberia – Cota, Sector la Gioconda, Vereda el Rozo / 250010 – Cota – Cundinamarca – Colombia.
• Líneas de atención telefónica:
• Línea Atención (601) 5556683 Ext. 1009
• Sistema PQRSD https://www.nativaproduce.com.co/pqrs

15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Para facilitar el ejercicio de los derechos que la ley 1581 de 2012 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” reconoce a los titulares, causahabientes, representante y/o apoderado, a favor de otro y a las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes, NATIVA PRODUCE S.A.S pone a disposición los mecanismos para que se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales a los cuales realiza tratamiento.

16. DERECHO DE ACCESO

El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Es uno de los derechos que la ley 1581de 2012 reconoce a las personas para que pueda controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad del mismo, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 

 En caso de que se actúe como causahabientes, representante y/o apoderado deberá aportarse, además del documento de identidad un documento que acredite tal calidad.

 La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.

17. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por NATIVA PRODUCE S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo. 

La solicitud de reclamo debe ser dirigida a NATIVA PRODUCE S.A.S o a los encargados del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos en el Fichero.

18. Derecho de supresión de datos

El titular o sus causahabientes de los datos personales tiene el derecho de solicitar a NATIVA PRODUCE S.A.S la supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 

3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por NATIVA PRODUCE S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia NATIVA PRODUCE S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando: 

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

18.1. Requisito de procedibilidad. 

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante NATIVA PRODUCE S.A.S o sus encargados, de acuerdo al artículo 16 de la ley 1581 de 2012.

19. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS

NATIVA PRODUCE S.A.S como responsable de la información tiene el deber de: 

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento”.

20. VIGENCIA

La presente política entra en vigor a los treinta y un (2) días del mes de agosto de 2024.